گرایش : منابع انسانی

عنوان : مطالعه تأثیر زیر ساختهای لازم جهت پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در مدارس

دانشگاه آزاد اسلامي

واحد آستارا

دانشكده علوم انسانی گروه مدیریت دولتی

پايان نامه جهت دریافت درجه کارشناسی ارشد ((M.A ))

گرایش: منابع انسانی

عنوان:

مطالعه تأثیر زیر ساختهای لازم جهت پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا

استاد راهنما:

دکتر موسی رضوانی چمن زمین

استاد مشاور:

سیّده فتانه مقیمی

پایان نامه

بخش هایی از متن پایان نامه :

(ممکن می باشد هنگام انتقال از فایل اصلی به داخل سایت بعضی متون به هم بریزد یا بعضی نمادها و اشکال درج نشود اما در فایل دانلودی همه چیز مرتب و کامل می باشد)

چکیده:

اين تحقيق اهدافي را دنبال مي‌كند كه عبارتند از: بررسي تأثیر زير ساخت هاي لازم در پياده سازي سيستم اتوماسيون اداري(گردش مكانيزه مكاتبات)درمدارس شهرستان آستارا. براي دستيابي به اين اهداف چهار فرضيه مطرح كرديم كه عبارتند از:

1- فرهنگ سازمانی مناسب در اجراوپیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

2- زير ساخت هاي سخت افزاري ونرم افزاری در اجرا وپیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

3- دانش و مهارت كاركنان در اجرا وپیاده سازی بهینه سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

4- میزان تشریح دقیق گردش كار دستی در مدارس جهت اجرا وپیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.

روش گردآوري داده‌ها به صورت ميداني بوده و از پرسشنامه بر مبناي طيف ليكرت و مصاحبه براي جمع آوري داده‌ها بهره گیری شده می باشد. جامعه آماري شامل عوامل اجرایی مدارس دولتی شهرستان آستارا بوده می باشد و در زمان انجام اين تحقيق تعداد كل ايشان درحدود250 نفر مي‌باشد.روش نمونه گيري بصورت غیر تصادفی بوده و بر اين اساس تعداد 130پرسشنامه توزيع شده و تعداد 116 پاسخنامه سالم و قابل سرشماري، دريافت گرديده می باشد. براي سنجش اعتبار(پايايي) پرسشنامه از روش آلفاي‌كرونباخ با بهره گیری از نرم افزار SPSS بهره گیری گردید که پایایی مناسبی بدست آمد.

در ارزیابی های بعمل آمده به این نتیجه رسیدیم که تمام ابعاد متغیرهای مستقل تاثیر مثبتی بر اجرا و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری داشته همچنين در بخش ساير يافته‌هاي پژوهش، ميزان تحقق هر يك از اين عوامل مستقل در جامعه آماري مورد بررسي قرار گرفت و مشخص گردید علیرغم تاثیر بیشتر تشریح کار دستی در اجرای این سیستم، این مورد به خوبی در مدارس تشریح نشده می باشد ومیزان فرهنگ سازمانی موجود در مدارس برای اجرا وپیاده سازی این سیستم بیشتر بوده می باشد.

فصل اول: کلیات پژوهش

1-1- مقدمه

سازمان ها را در عصر جدیداز بکارگیری سیستم های کامپیوتری وتکنولوژی اطلاعات ورسانه های پیش رفته گریزی نیست وآینده از آن آنانی می باشد که با شناخت دقیق وصحیح ،محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده واز تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند (صرافی زاده،1380).

هر مدیری به دنبال بهبود وضعیت فعلی و پیشرفت سازمان تحت مدیریت خویش می باشد، بدیهی می باشد کلیه تصمیمات و تغییرات در تمامی سازمانها و شرکتها اعم از خصوصی، غیر خصوصی و غیر انتفاعی در این راستا صورت می پذیرد. .مدیران دریافته اند اجرای تغییرات خود به خود کار چندان مشکلی نیست، بلکه دستیابی به اهداف تغییر ، اجرای موفق آن و فراهم آوردن زمینه ها و عوامل موفقیت می باشد که نیازمند مطالعه،ارائه استراتژی ، تامین منابع لازم و… می باشد.

در اين فصل به تشريح بيشتر موضوع تحقيق و دلايل توجيه كننده لزوم انجام اين پژوهش پرداخته شده می باشد. در اين چارچوب آغاز مسئله‌اي كه اين تحقيق در صدد بررسي آن می باشد بيان مي‌گردد، سپس گزاره هاي تحقيق، شامل اهداف و فرضيات بيان مي‌گردد. پيشينه و طرح تحقيق نيز به بيان تحقيقات مشابه و روش انجام تحقيق مي پردازند، در انتهای فصل اول با تعريف واژگان عملياتي وقلمرو پژوهش به پايان مي رسد.

2-1- اظهار مسأله

امروزه در عصر سرعت و ارتباطات و با وجود شبكه هاي جهاني خارجي و داخلي                 (Internet , Intranet )، پايه و اساس ايجاد موضوعات مختلف بر مبناي سرعت انتقال داده ها از جائي به جاي ديگر و امكان دسترسي سريع و آسان به داده ها پايه ريزي ميشود . به علاوه خود موضوع ارتباطات نيزازاين موضوع مستثنی نبوده و امروزه از اهميت ويژه اي برخوردار می باشد و زیرا بخش مهمي از ارتباطات هر سازماني را ، مكاتبات آن سازمان تشكيل مي دهد ، لذا اهميت اين موضوع در مكاتبات هر سازمان نيز خود را نشان مي دهد(خامه چی،1386).

تحول چشمگير فناوري اطلاعات در دو دهه اخير موجب بروز تحولاتي ژرف در عرصه ديوان سالاري جا افتاده و بسيار نيرومند سنتي گرديده می باشد و انتظارات كارگزاران و ارباب رجوع را از زمان، هزينه و روش انجام کارها دگرگون ساخته می باشد. تأمين رضايت ذينفعان اين نظام در سطوح مختلف و کاربران با نيازها و توقعات گوناگون با روش هاي پيشين ناممکن می باشد. اين می باشد كه اکنون ما شاهد جنب و جوشي فراگير براي پاسخ گويي به اين انتظارات با به کارگيري فناوري اطلاعات در سطوح مختلف هستيم.(ecep.ir)

در روشهاي سنتي و البته معمول فعلي ، مكاتبات سازماني (چه داخلي و چه خارجي) با بهره گیری از نامه نگاري هاي معمول و بواسطه كاغذ انجام مي پذيرد ، البته ممكن می باشد در اين راستا ، براي ارسال مكاتبات فوري تر از دستگاههائي مانند نمابر نيز بهره گیری گردد ، ولي آن چیز که مهم می باشد اينكه همواره از اين روشها بهره گیری نمي‌گردد .(خامه چی،1386)

با در نظر داشتن ايجاد شبكه ها و با در نظر داشتن اين موضوع كه اكثر نرم افزارهاي امروزی با شبكه هاي فوق پشتيباني مي‌شوند ، امروزه براي تسهيل در امر مكاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها ، از نرم افزارهاي تحت شبكه اي به نام نرم افزارهاي اتوماسيون اداري مي توان بهره برد(خامه چی،1386)

در ميان نظامهاي مكانيزه، سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بخش قابل توجهي از سيستم‌هاي نرم افزاري موجود در بازار هستند كه به صورت فراگير در سازمانهاي دولتي و خصوصي، راه اندازي شده يا در شرف استقرار مي‌باشند. هر روز به تعداد کاربران اين سيستم‌ها اضافه ‌شده و سازمان‌ها به سرعت سيستم‌های سنتی و دستي خود را با سيستم‌های جديد و مکانيزه جايگزين مي‌کنند. بستر سخت افزاري و نرم افزاري مناسب، انتظار مكاتبات بدون كاغذ را براي ايجاد سهولت در كار كاربران و نيز سرعت بخشيدن به انجام امور اداري به وجود آورده می باشد(ecep.ir).

با در نظر داشتن اینکه یکی از مهمترین ویژگیهای عصر حاضر شتاب فزاینده تحولات علمی، تکنولوژیکی، اجتماعی و…در آن می باشد و از سویی تقریباً در همه جوامع از نهاد آموزش وپرورش انتظار می رود که ضمن بهره گیری از تجربه پیشینیان، سر منشاء تغییرات ونوآوریهای اجتماعی باشد،زیرا سازمان آموزش وپرورش بنا بر رسالت خود زیربنای اصلی دیدگاههای اجتماعی را پدید می آورد وبنابراین اگر در این راه کوشش وجدیت متعارف را به اقدام آورد،توقع وانتظار نوآوری در جامعه سهل تر خواهد بود.این مطلب به آن معنی می باشد که سازمان آموزش وپرورش بایستی بتواند علاوه بر متناسب کردن خود با تحولات جامعه امروزی سمت وسوی دگرگونیها وتغییرات آینده را پیش بینی نموده وتغییرات را در جهت ایجاد تحولات مطلوب در آینده ،هدایت نماید.در همین راستا یکی از رویکردهایی که می تواند در جهت پاسخگویی به نیاز فوق در نظامهای آموزشی مفید واقع گردد وامروزه در بسیاری از کشورهای توسعه یافته اجرا شده ویا در حال اجرا شدن می باشد،گسترش بهره گیری از فناوری اطلاعات وارتباطات در نظامهای آموزشی وبه تبع آن بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری در مدارس می باشد .(توما،1369)

در حال حاضر از تکنولوژی فناوری اطلاعات وارتباطات در سطح مدارس شهرستان آستارا در حد ثبت نام دانش آموزان در سیستم یکپارچه مدارس(سناد) و ثبت نام در سیستم های مشابه (داناب) بهره گیری می گردد.همچنین به تازگی تعدادی از مدارس منتخب شهرستان از سیستم مدارس هوشمند (تابلوهای الکترونیکی،رایانه،ویدئو پروژکتور) برخوردار گشته اند اما کماکان کلیه مکاتبات مدارس به روش سنتی ودستی انجام می شود.با در نظر داشتن موارد یاد شده این پژوهش به دنبال شناخت عوامل مؤثر و میزان تأثیر این عوامل در پیاده سازی واجرای موفق سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا می باشد.دراین پژوهش، زیر ساختهای لازم که به عنوان متغیر مستقل مطرح می باشد با ابعاد فرهنگ سازمانی،دانش ومهارت کارکنان،تشریح دقیق کار دستی و وجود زیر ساختهای سخت افزاری ونرم افزاری مورد ارزیابی قرار می گیرند و پیاده سازی مؤثر اتوماسیون اداری به عنوان متغیر وابسته مد نظر می باشد،همچنین متغیرهای جنس، سن، سطح تحصیلات وپست سازمانی نیز به عنوان متغیر های فرعی (جامعه شناختی)در نظر گرفته شده می باشد.جامعه آماری مورد نظر عبارتند از عوامل اجرایی مدارس شامل: مدیر،معاونین اجرایی،فناوری،آموزشی،پرورشی ، مشاوران ومربیان بهداشت کلیه مدارس دولتی که امکانات اولیه برای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری را دارا هستند.

3-1- ضرورت و اهمیت پژوهش

از دستاوردهاي عصر ارتباطات و فناوري اطلاعات در جهان، اجراي برنامه‌هايي زیرا دولت الكترونيكي و نيز اتوماسيون اداري می باشد كه خود موجب كاهش رفت و آمدهاي درون‌شهري و برون‌شهري، ذخيره وقت و صرفه‌جويي در مصرف سوختهاي فسيلي و كاغذ و برخي ديگر از منابع رو به كاستي طبيعي دارد. در كشور ما اين مفاهيم به تدريج جايي براي خود باز مي‌كند و يك شاهد آنكه شهريورماه سال 1386، در زمينه برنامه دولت الكترونيك پس از رسيدن زيرساختهاي ارتباطي نظير كابلهاي فيبر نوري و شبكه اينترنت در كشور به سطح قابل قبول، درگاه خدمات الكترونيكي كشور رسما گشايش يافت.هم چنین‪ ۳۰ وزارتخانه و دستگاه دولتي نيز مكلف شده‌اند هر سال ‪ ۵ خدمت از خدمات خود را از طريق اينترنت ارايه دهند (رضایی،1386،ص1).

در زمينه اتوماسيون اداري نيز كه از ديگر مظاهر عصر فراگيري فناوري اطلاعات(IT)در جهان می باشد، بتدريج كارهايي در كشور صورت مي‌گيرد، اما موضوعاتي زیرا رسميت نيافتن امضا و پول الكترونيكي و تدوين نشدن مباحث حقوقي فضاي مجازي رايانه‌اي و اينترنتي، به اضافه عقب بودن نسبي كشور از فناوري روز ‪ ITدنيا، باعث شده كه اين برنامه با سرعتي بسيار كمتر از انتظار به پيش رود و اتوماسیون اداری یکی از مهمترین مسائل اجرایی مطروحه در هر سازمان باشد.(ساعدی،1386،ص2

اما علی رغم اینکه اجرای موفق این سیستم در اکثر سازمان ها به ویژه سازمان های بزرگ نکات مثبت بسیاری خواهد داشت ، پیاده سازی این سیستم ها بدون مطالعه های اولیه و تامین پیش نیازها وزیرساختهای لازم حتی اگر منجر به هدر رفتن سرمایه و زمان صرف شده نگردد، قطعا موجب تحمیل هزینه های مالی، انسانی بسیار زیادی به سازمان می گردد ، که بایستی به آن ایجاد جو نامطلوب، بی نظمی در سازمان واثرات سوء دیگر از قبیل کاهش اعتماد کارکنان به قابلیت های مدیریت ارشد وسازمان وهم چنین ایجاد خستگی و کاهش حس بهکاوی کارکنان و… را نیز به عنوان نتیجه منفی اضافه نمود(ساعدی،1386،ص2).

لذا با در نظر داشتن توضیخات فوق و با عنایت به اینکه موضوع پیاده سازی این سیستم ها در کشور ما امری تازه و روبه رشد می باشد ، ارايه تحقيقات و راهكارهاي سازنده در خصوص تعیین زیرساختهای موثر و تأثیر آنها در پیاده سازی موفق سیستم های مذکورو ساير موارد مرتبط با آن بسيار مفيد بوده و مطمئنا براي سازمان آموزش وپرورش و بسياري از سازمانهاي بزرگ دیگر كاربرد خواهد داشت .ضمن اینکه مطابق مطالعه های انجام شده تا کنون هیچگونه تحقیقات سیستماتیکی درخصوص عوامل موثردر پیاده سازی موفق سیستم های اتوماسیون اداری در سطح مدارس صورت نپذیرفته می باشد.هم چنین به دلیل در گیر بودن محقق با مسئله نامه نگاری اداری در مدارس وزمان وفرصتهایی که به خاطر این مسئله از زمان مفید کاری به هدر میرود محقق را بر آن داشت تا در خصوص این موضوع به پژوهش بپردازد وعوامل زیر بنایی به  کار گیری اتوماسیون اداری را مورد مطالعه قرار داده وزمینه هاو بسترهای لازم شناسایی شده و برای راه اندازی سیستم مورد نظر به مورد اجرا گذاشته شوند.

4-1- اهداف پژوهش

1-4-1- هدف اصلی

هدف اصلی این پژوهش مطالعه تأثیر زیر ساخت های لازم جهت پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری (گردش مکانیزه مکاتبات)در مدارس شهرستان آستارا می باشد.

شما می توانید مطالب مشابه این مطلب را با جستجو در همین سایت بخوانید                     

2-4-1- اهداف فرعی

1- مطالعه میزان فرهنگ سازمانی در مدارس شهرستان آستارا

2- مطالعه زیر ساختهای سخت افزاری ونرم افزاری لازم جهت اجرای سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا

3- مطالعه میزان اثر دانش ومهارت کارکنان در اجرای سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا

4-  مطالعه میزان تشریح دقیق گردش کار دستی در مدارس شهرستان آستارا

5-1- سوالات پژوهش

1-5-1- سوال اصلی

آیا میان زیر ساختهای لازم وپیاده سازی اتوماسیون اداری ارتباط مثبتی هست؟

2-5-1- سوالات فرعی

1. آیا میان فرهنگ سازمانی وپیاده سازی اتوماسیون اداری ارتباط مثبتی هست؟

2.آیا میان زیر ساختهای سخت افزاری ونرم افزاری وپیاده سازی اتوماسیون اداری ارتباط مثبتی هست؟

3.آیامیان دانش ومهارت کارکنان وپیاده سازی اتوماسیون اداری ارتباط مثبتی هست؟

4.آیا میان تشریح دقیق گردش کار دستی وپیاده سازی اتوماسیون اداری ارتباط مثبتی هست؟

6-1- چارچوب نظری پژوهش

چارچوب نظری الگویی می باشد که فرد پژوهشگر بر اساس آن درمورد روابط بین عواملی که در ایجاد مساله مهم تشخیص داده شده اند تبیین هایی فراهم می کند. چارچوب نظری روابط بین متغیرها را روشن می کند، نظریه هایی را که مبانی این روابط هستند می پروراند و نیز ماهیت و جهت این روابط را توصیف می کند. همان گونه که مطالعه پیشینه مبنای چارچوب نظری را تشکیل می دهد، یک چارچوب نظری خوب نیز در جای خود، مبنای منطقی لازم برای تدوین فرضیه های آزمون پذیر را فراهم می آورد (خاکی،1382).

ریموند مک لوید در کتاب سیستم های اطلاعات مدیریت ( ­جمشیدیان،عطاآبادی،1378)،به موضوع اتوماسیون اداری پرداخته ومعتقد می باشد اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی وغیر رسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می گردد. کار اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتیاطات می باشد.اتوماسیون اداری به مقصود تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی می باشد.اتوماسیون اداری توسط کسانی که در دفاتر کار می کنند به کار گرفته می گردد از آن جایی که یک دفتر می تواند شامل هر چیزی از یک طبقه سوئیت مدیریت گرفته تا یک محوطه محصور در یک انبار کالا باشد پس دامنة بهره گیری کنندگان از اتوماسیون اداری گسترده می باشد و چهار گروه از اتوماسیون بهره گیری می کنند: ­مدیران،اشخاص متفکر ،منشی ها وکارمندان دفتری.

صرافی زاده در کتاب فناوری اطلاعات وکاربرد آن در سازمان (1383) مزیتهای اتوماسیون اداری را به دو بخش مزایای مستقیم مانند: افزایش خدمات،صرفه جویی در وقت ونیروی کار ومزایای غیر مستقیم مانند:وابستگی کمتر به سایر ادارات ،نیاز کمتر به تشریفات اداری،افزایش رضایت شغلی ورضایت بیشتر مراجعین تقسیم می نماید.

در میان تکنولوژیهای اطلاعات وارتباطات که زیر بنای انجام اتوماسیون به شمار می­آیند،خدمات الکترونیکی(شامل دریافت نامه ها وبخشنامه های سازمانی و وزارتی و پاسخگویی به آن ها) ابزاری الزامی و اجتناب ناپذیر برای کاهش هزینه ها ونیروی انسانی وتوسعه دانش فناوری اطلاعات در مدارس به شمار می رود.در پژوهش حاضر فرهنگ سازمانی،زیرساختهای سخت افزاری ونرم افزاری ،دانش و مهارت کارکنان،تشریح دقیق کار دستی به عنوان متغیرهای مستقل مطرحندواجرا وپیاده سازی بهینه سیستم اتوماسیون اداری به عنوان متغیر وابسته مورد ارزیابی قرار می گیرد.با این تفاسیر ونظریات یاد شده و با در نظر داشتن تعداد عوامل موثر در اجرای موفق سیستم اتوماسیون اداری در یک مدرسه ،در این پژوهش تنها به مطالعه 4 عامل یاد شده که به نظر تاثیرات بیشتری می توانند داشته باشند، بر اساس مدل مفهومی زیر پرداخته می گردد.

شما می توانید تکه های دیگری از این مطلب را در شماره بندی انتهای صفحه بخوانید              

تعداد صفحه : 265

قیمت : چهارده هزار و هفتصد تومان